Итоги работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 1 полугодии 2014 года

В отчетном периоде деятельность архивных учреждений Ростовской области проводилась в соответ­ствии с федеральными и областными нормативно-пра­во­выми актами и направ­лялась на реализацию государственной политики в сфере архивного дела по обеспечению сохран­ности, формированию, учету и использованию архивных документов. Комитет и подведомственные архивные учреждения продолжили работу по формированию информационной инфраструктуры архивов, переводу документов в электронный формат и предоставлению государственных услуг.

В первом полугодии 2014 года обеспечено эффективное целевое использование средств на содер­жание коми­тета, государственных и муниципальных архивных учреждений, в объеме 39385,2 тыс. руб., в том числе:

Обеспечено своевременное целевое использование средств государственной программы Ростовской области «Информационное общество 2014-2020гг.» в объеме 823,1 тыс. руб. в целях дальней­шего создания, содержания и модернизации информационной и телекоммуникационной инфраструктуры комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений, оцифровки архивных документов и защиты информации.

В рамках реализации плана мероприятий государственной программы Рос­товской области «Энергоэффективность и развитие энергетики» полностью выполнены показатели оснащения государственных архивов приборами учета потребления энергоресурсов и проведения энергетического обследования архивных объектов. В полугодии приобретений не было.

В рамках государственной программы «Развитие культуры и туризма Ростовской области» ведется строительство двухэтажной пристройки с подвалом к основному зданию литер «А» ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в г. Шахты» по ул. Жукова 5а, для перевода 200 тыс. дел, хранящихся в архиве с нарушением нормативных требований и для размещения будущих плановых поступлений документов организаций. Сотрудниками комитета осуществлялся контроль над завершением строительно-монтажных работ, проводимых государственным заказчиком – министерством строительства, архитектуры и территориального развития Ростовской области.

Организовано срочное проведение работ по временной консервации аварийной кровли здания ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» литер «Д». Сумма выполненных работ составила 458,0 тыс. рублей, выделенных Губернатором Ростовской области из резервного фонда.

Во исполнение поручения Губернатора области от 25.04.2014 в общественных приемных Губернатора в Багаевском, Усть-Донецком, Октябрьском районах области проведены приемы граждан по вопросам, отнесенным к компетенции комитета, в ходе которых рассмотрено 16 обращений.

Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 6 обращений по вопросам государствен­ной поддержки деятельности муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 48 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в муниципальных образованиях области, что позволило решить актуальные вопросы в области архивного дела: утвердить списки организаций-источников комплектования и регламенты оказания муниципальных услуг в муниципальных архивных учреждениях области.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете проведено 29 проверок соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях, в 3 государственных органах исполнительной власти Ростовской области - министерство жилищно-коммунального хозяйства Ростовской области, министерство имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области, Избирательная комиссия Ростовской области.

В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили мероприятия по совершенствованию системы предоставления государственных услуг в сфере архивного дела. В рамках оказания государственных услуг начата работа комитета, министерства связи и информационных технологий с ОПФР по РО по организации межведомственного электронного взаимодействия.

Проводился мониторинг удовлетворенности полнотой и качеством государственных услуг и фактов нарушений законодательства в части сроков и качества их предоставления. Факты нарушения не выявлены.

Комитетом предпринимались активные меры по внедрению в практику работы архивных учреждений области современных информационно-телекоммуникационных технологий.

Эта деятельность осуществлялась в первом полугодии 2014 года в рамках государственной программы Ростов­ской области «Информационное общество», подпрограммы «Развитие информационных технологий» по трем мероприятиям 1.1. «Создание и развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры», 1.2. «Защита информации», 1.5. «Использование информационно-коммуникацион­ных технологий в области культуры и гуманитарного просвещения».

В соответствии с распоряжением Правительства Ростовской области от 23.08.2014 №365 «О межведомственном электронном документообороте» совместно с министерством информационных технологий и связи области организована работа по согласованию проектов перечней и выписок из номенклатур дел органов исполнительной власти и органов местного самоуправления области с учетом электронных документов, образующихся при организации внутренней деятельности.

В течение полугодия продолжена работа по дальнейшему материально – техническому оснащению муниципальных архивов области.

В рамках полномочий комитет провел мониторинг за 1-е полугодие 2014 года, который показал, что состояние материально-технической оснащенности 19 процентов муниципальных архивных учреждений практи­чески полностью соответствует современным нормативным требованиям. Вплотную приблизились к этим показателям 12 процентов муниципальных архивных учреждений. В 38 процентах муниципальных архивов достигнут средний уровень материально-технического обеспечения.

Увеличилась площадь архивохранилищ муниципальных архивов на 69,7 кв.м. Общее увеличение стеллажных полок муниципальных архивов составило 206,2 пог. м.

Проведен текущий ремонт архивохранилищ и рабочей комнаты в 1 муниципальном архиве и 2 архивах документов по личному составу.

Муниципальными архивными учреждениями приобретено: 3 единицы оборудования для перевода архивных документов в электронный вид, 1237 архивных коробок.

Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.

К настоящему времени 31 процент архивных учреждений городских окру­гов и муниципальных районов Ростовской области не преодолели качествен­ного отставания от нормативно-достаточного уровня материально-техниче­ского обеспечения архивных учреждений.

Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют государственный архив Ростовской области и его филиалы, центр хранения архивных документов в г.Шахты, областной архив документов по личному составу, а также 12 муниципальных архивов и 16 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 106 про­центов, муниципальных архивов – 84 процента, архивов до­кументов по личному составу – 85 процентов.

Несмотря на предпринимаемые меры, не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 94 процента муниципальных архивов и 88 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 98 про­центов муниципальных архивов и 90 процентов архивов документов по личному со­ставу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, в муниципальных архивах – 89 процентов, в архивах документов по личному составу – 82,5 процентов. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 100 процен­тов, множительную технику – 78 процента.

В первом полугодии комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры. Произошла реорганизация муниципальных архивных учреждений г.Азова.

Комитет продолжил работу по стимулированию труда работников областной архивной отрасли. Всего в течение полугодия поощрено 14 архивистов, в т.ч.:

- Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 4;

- Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 8;

- Знаком «За безупречную службу» - 2.

В рамках повышения профессиональной подготовки комитетом проведены семинары с заведующими муниципальными архивами, с руководителями и специалистами администраций городских округов, муниципальных районов, организаций - источников комплектования муниципальных архивов, с сотрудниками органов исполнительной власти на темы: о состоянии и мерах совершенствования работы по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации архивными учреждениями Ростовской области, актуальные вопросы формирования Архивного фонда Российской Федерации, порядок составления и согласования проектов перечней документов, создания, хранения, использования которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

В мероприятиях впервые приняли участие в режиме видеоконференцсвязи представители архивной службы и работники районной государственной администрации Красногвардейского района Республики Крым.

Во исполнение Адресного плана («дорожной карты») оказания помощи Республике Крым архивному отделу Красногвардейской райгосадминистрации оказывалась методическая помощь по ключевым вопросам организации и развития архивного дела.

Приняли участие в расширенном заседании коллегии Федерального архивного агентства в г. Москве «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2013 г. и задачах на 2014 г.»

Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов. Проведено 2 заседания коллегии комитета и 2 заседания Общественного совета при комитете по управлению архивным делом.

Комитетом в качестве базового органа, организована работа Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.

В соответствии с планом работы проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного, Северо-Кавказского и Крымского федеральных округов г. Владикавказе Республики Северная Осетия – Алания с повесткой дня «Актуальные проблемы комплектования архивных учреждений документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами», совещание-семинар на тему: «Единая автоматизированная система архивной отрасли: проблемы внедрения и развития» и заседание «Круглого стола» по вопросу «Приоритетные направления деятельности государственных и муниципальных архивов по расширению доступа к архивным документам».

Впервые в работе НМС приняли участие архивисты Республики Крым и

г. Севастополя, Республики Южная Осетия. На заседании НМС принято решение о проведении совместных заседаний НМС с архивистами Республики Крым и города федерального значения Севастополя в целях их интеграции в архивную отрасль Российской Федерации.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены ра­боты по ре­став­рации 350 дел, физико-химической обработке 4235 дел, картони­рованию 46099 дел. Проведена проверка наличия и физического состояния 118473 дел на бумажной основе.

Государственными архивами произведено оцифровывание 435 дел и 776 описей. Количество оцифрованных листов составило 68262. Общее количество оцифрованных дел на 01.07.2014 дел достигло 4102, описей 3156.

В процессе работы по комплектованию на хранение в государственные и муниципальные архивы принято 77644 дела.

В соответствии с годовым планом была организована работа экспертно-проверочной комиссии комитета. Проведена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования архивных учреждений области. Утверждены описи дел постоянного хранения в количестве 22493 единиц хранения, согласованы описи дел по личному составу в количестве 13689 единиц хранения, согласовано 62 инструкции по делопроизводству, 457 номенклатур дел, 109 положений об архивах организаций и 93 положения об экспертных комиссиях. Проведены выездные заседания ЭПК комитета в Родионово-Несветайском и Усть-Донецком районах, участие в которых приняли более 100 специалистов в области архивного дела и делопроизводства.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Ростовской области в 170 организациях-источниках комплектования.

Архивными учреждениями области проведена работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб: проведено 29 семинаров, 3770 консультации организациям по вопросам делопроизводства и архивного дела.

В отчетном периоде продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях. Государственные и муниципальные архивы продолжили работу по вводу данных в БД «Архивный фонд» (4-я версия). К настоящему моменту в базу данных государственными архивами введено 9550 фонда, что составляет 100 процентов от их общего числа фондов, муниципальными по 4094 фондам, что составляет 96 процентов от их общего числа фондов.

Государственными архивами проводилось целевое выявление особо ценных документов. Выявлено 129 документов. Общее количество особо ценных документов на 01.07.2014 составляет 64757 ед. хр.

В приоритетном порядке архивные учреждения области проводили мероприятия по информационному обеспечению органов власти, учреждений, организаций и граждан. Проведено 383 информационных мероприятия. 355 мероприятий осуществлено архивами в качестве головных организаций при проведении выставок, радио-телепередач, конференций, встреч с общественностью, «круглых столов», лекций, бесед, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, подготовке статей и сборников документов.

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по исполнению обращений граждан. Было исполнено 16968 тематических и 27460 социально-правовых запросов.

Организация работы читальных залов архивных учреждений области была направлена на полное и своевременное удовлетворение потребностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Количество фактических посещений пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 2612; пользователей, работавших в читальных залах – 627. Среди пользователей - преподаватели и студенты, аспиранты, кандидаты и доктора исторических, политических и философских наук, сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы, преподаватели школ и колледжей, журналисты, представители администраций городов, районов, сельских поселений, поисковых отрядов и групп, иностранные граждане.

В целом, в течение 1 полугодия услугами архивных учреждений воспользовались 58450 человек. Посетителей Интернет-сайтов в архивных учреждениях области зарегистрировано 60666. Выдача документов пользователям составила 628078 дел.

В ЦДНИРО продолжено рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы Областной межведомственной экспертной комиссии при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Специалистами экспертной группы ЦДНИРО полностью просмотрено и представлено на рассекречивание в областную комиссию 2474 ед. хр. на 168610 листах по 9 фондам.

Скачать в формате .doc

Программы для просмотра скачанного файла

Смотри также:

Итоги 2013 года

Комитет по управлению архивным делом Ростовской области