Итоги работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 1 полугодии 2013 года

В I полугодии 2013 года деятельность архивных учреждений Ростовской области была направлена на реализацию приоритетных задач Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года, Прогноза социально-экономического развития Ростовской области на 2013-2015 годы, выполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области по проблемам обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также осуществление мероприятий, направленных на повышение эффективности использования ими финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Мероприятия и объемы практических работ, намеченные основными направлениями развития архивного дела на 1 полугодие 2013 года, выполнены полностью.

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреждений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и финансово-экономического характера.

В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили мероприятия по совершенствованию системы предоставления государственных услуг в сфере архивного дела.

Проведена работа по внесению изменений в административные регламенты по предоставлению государственных услуг, в связи с проведением экспертизы административных регламентов прокуратурой Ростовской области. В соответствии с замечаниями прокуратуры Ростовской области были разработаны проекты приказов комитета «О внесении изменений в административные регламенты областных государственных казенных архивных учреждений, подведомственных комитету, утвержденные приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 №37» и «О внесении изменений в административные регламенты комитета, утвержденные приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 №38» в соответствии с замечаниями (п.8 раздела 2 «Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги»). Изменения внесены в административные регламенты, размещенные на сайтах комитета и государственных архивных учреждений.

Продолжена работа по проведению мониторинга удовлетворенности полнотой и качеством государственных услуг и фактов нарушений законодательства в части сроков и качества предоставления государственных услуг на основе анкеты «Оценка работы государственных казенных учреждений Ростовской области по предоставлению государственных услуг». В ходе проведения мониторинга фактов нарушений законодательства в части сроков и качества предоставления государственных услуг не выявлено. Как показали итоги анализа мониторинга, 71 процент оказанных в 1 полугодии 2013 года государственных услуг оценен с отличным качеством, 25 процентов – с хорошим, 4 процента – с удовлетворительным.

В целях организации защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи между  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и  управлениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Ростовской области Центром заключен договор с ООО «Рейтинг Софт» г. Волгоград на разработку программного обеспечения, позволяющего автоматизировать процесс обмена электронными документами при исполнении запросов социально-правового характера.

Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 21 персональное и 6 циркулярных обращений по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 47 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в  муниципальных образованиях области.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области проведена 21 проверка соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях и 2 в государственных органах исполнительной власти Ростовской области - министерство общего и профессионального образования Ростовской области, министерство труда и социального развития Ростовской области.

Проведена реорганизация муниципальных архивных учреждений  Мясниковского района. Муниципальный архив документов по личному составу Мясниковского района включен в состав архивного сектора администрации на правах архивохранилища.  Архивные документы, штаты и оборудование переданы в состав архивного сектора. В результате этого объединения количество муниципальных архивов документов по личному составу сократилось на 1 и их общее количество в области на 01.07.2013 составляет 45.

Важное внимание уделялось вопросам эффективного целевого использования средств на содержание комитета и подведомственных государственных казенных учреждений.

Комитетом обеспечено эффективное освоение средств из областного бюджета в объеме 41126,2 тыс. руб. Процент освоения бюджетных средств  составил 45,8 процента.

Осуществлено своевременное целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы» в объеме 11323,4  тыс. руб. в целях дальнейшего укрепления информационной базы и системы защиты информации архивных учреждений.

Обеспечено своевременное и целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года. В 1 полугодии 2013 года освоено 467,6 тыс. руб., что составляет 67 процентов от общей суммы, выделенной на 2013 год.

В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен процессе выплаты субвенций из областного бюджета на исполнение муниципальными архивами переданных им отдельных государственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 1 полугодии 2013 года, составила 5571,4 тыс. руб.

Принятые меры позволили обеспечить жизнедеятельность государственных архивов, повышение их пожарной защищенности, продолжить модернизацию технической инфраструктуры учреждений.

В связи с созданием ГКУ РО «Архив документов по личному составу» произошло увеличение площади архивохранилищ государственных архивов на 196 кв.м. и протяженности архивных полок на 1243 пог.м.

В I полугодии 2013 года продолжена работа по выполнению распоряжения Администрации Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению материально-технической базы и пожарной безопасности муниципальных архивных учреждений Ростовской области».

В течение 2013 года выделены новые и дополнительные помещения муниципальным архивам и архивам документов по личному составу г. Зверево и  Зимовниковского района, объединены архивные учреждения Мясниковского района. Все помещения архивохранилищ введены в эксплуатацию.

Приобретены и установлены дополнительные стеллажи в 4 муниципальных архивах и в 2 архивах документов по личному составу. Общий прирост протяженности стеллажных полок составил  182,4 п.м., из них  182,4 п.м. металлических.

Проведен капитальный ремонт рабочего кабинета 1 муниципального архива.

В течение I полугодия 2013 года проведена работа по материально – техническому оснащению в муниципальных архивах области. Установлены пожарная сигнализация в 3 муниципальных архивах, система охранной сигнализации в 1 муниципальном архиве, система видеонаблюдения по периметру здания в 1 муниципальном архиве. Приобретены 5 порошковых огнетушителей двумя муниципальными архивами и одним архивом документов по личному составу.

По состоянию на 1 июля 2013 года отличных показателей в технической оснащенности добились 10 муниципальных архивов и 4 архива документов по личному составу, хороших показателей – 30 муниципальных архивов и 20 архивов  документов по личному составу.

Таким образом, количество архивных учреждений  администраций городов и районов области, достигших уровня нормативных требований к состоянию материально-технической базы, составляет 66 процентов.

Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качественных и количественных показателях реализации основных направлений архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недостаточная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют ГАРО, Новочеркасский и Таганрогский филиалы ГАРО, ЦХАД, ЦДНИРО, АДЛС, а также 10 муниципальных архивов и 16 архивов документов по личному со­ставу. В среднем за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 106 про­центов, муниципальных архивов – 84 процента, архивов до­кументов по личному составу – 86 процентов. Вследствие многолетнего непринятия мер по расширению площадей архивохранения перегруженность хранилищ в архивных отделах Азовского, Октябрьского и Шолоховского районов, архивах документов по личному составу Азовского и Октябрьского районов уже превысила 120 процентов.

Несмотря на неоднократные предписания, не предпринимаются меры по перемещению из полуподвальных помещений 12 муниципальных архивов и 10 архивов документов по личному составу.

Не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному  оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 94 процента муниципальных архивов и 89 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 78,5 процента, муниципальных архивах – 86 процентов, архивах документов по личному составу – 81,7 процента. 

Несмотря на сложности экономического характера, комитет, государственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведению материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.

Продолжена работа по материальному стимулированию труда работников областной архивной отрасли.

В связи с празднованием Дня архивов комитет предпринял меры по мо­ральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 404 человека. Всего в течение 1 полугодия 2013 года поощрено 18 архивистов.

Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.

Специалисты  комитета приняли  участие в семинаре на тему: «Организация и ведение бухгалтерского учета в 2013 году учреждениями госсектора. Подготовка отчетности в 2013 году», прошли курсы повышения квалификации по программам: «Электронные услуги в деятельности органов исполнительной власти», «Противодействие коррупции в органах государственного управления». Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету, по подготовке к переходу на контрактную систему, по защите государственной тайны и т.д.

Комитетом проведено 2 областных семинара: с заведующими муниципальными архивами на тему «Совершенствование архивного дела, как важнейший фактор формирования Архивного фонда Российской Федерации»; с заведующими архивами документов по личному составу на тему «О совершенствовании организации рассмотрения и исполнения запросов социально-правового характера муниципальными архивами документов по личному составу».

Совместно с отделением Пенсионного фонда  Российской Федерации по Ростовской области комитет принял участие в  видеосеминаре  на тему «О взаимодействии органов ПФР и архивных учреждений Ростовской области при получении информации о стаже и заработке застрахованных лиц в целях назначения трудовых пенсий и иных выплат».

В соответствии с решением  Федерального архивного агентства  комитет осуществлял функции базового органа по координации и организационно-методическому руководству архивными учреждениями Южного федерального округа.

В соответствии с планом работы в мае 2013 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня «Актуальные проблемы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации», а также совещание-семинар на тему «О ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации представления государственных и муниципальных услуг» в сфере архивного дела» и заседание круглого стола по вопросу «Пути совершенствования государственного регулирования и управления в области архивного дела».

Подготовлены:

- сводные показатели состояния и развития архивного дела в субъектах Российской Федерации Южного федерального округа;

- сводный перечень нормативно – правовых актов в сфере архивного дела, принятых в 2012 году в субъектах Российской Федерации, расположенных на территории Южного федерального округа.

Специалистами комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений написаны рецензии на проекты, разработанные ВНИИДАД:

- проект «Схемы и звенности построения перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»;

- проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, а также в архивах организаций-источников комплектования.

По заданию ВНИИДАД  подготовлена анкета-вопросник по теме 1.2.2 плана НИР на 2013 год «Подготовка методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

Центр хранения архивных документов в городе Шахты совместно с департаментом культуры г. Шахты, шахтинским отделением журналистов, шахтинским филиалом  ЮРГИ  работает над сборником «Энциклопедия города Шахты» и совместно с Главным управлением МВД России по Ростовской области, советом  ветеранов  органов внутренних дел над сборником по истории правоохранительных  органов на Дону. Документы архива  использованы при  подготовке сборника документов Л.В. Табунщиковой  и А.В.Шадриной  «Закрытие церквей и молитвенных зданий Донской области в 1920-1930-е годы».

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на I полугодие 2013 года.

Важное место в работе архивов в течение 2013 года уделялось вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

 Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­став­рации 350 дел, физико-химической обработке  3374 дел, картони­рованию  29083 дела.  Проведена проверка наличия и физического состояния 134241 дела на бумажной основе.

Всего в течение 1 полугодия 2013 года государственными архивами произведено оцифрование 326 дел и 647 описей. Количество оцифрованных листов составило 51497. Общее количество оцифрованных  дна 01.07.2013 дел достигло 3353,  описей – 1918.

В процессе работы по комплектованию на хранение в государственные и муниципальные архивы принято 46527 дел.

Проведена работа по уточнению и составлению списков организаций - источников комплектования архивных учреждений области в соответствии с подготовленными ВНИИДАД и согласованными 30 октября 2012 года на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Всего в Сводном списке организаций - источников комплектования архивных учреждений Ростовской области на 01.07.2013 значится 1997 организаций.

В соответствии с годовым планом была организована работа экспертно-проверочной комиссии комитета. В ходе проведения 10 заседаний ЭПК комитета утверждены описи дел постоянного хранения в количестве 22640 единиц хранения, согласовано 53 инструкции по делопроизводству, 562 номенклатуры дел, 202 положения об архивах  организаций и 205 положений  об экспертных комиссиях.

Проведены выездные заседания ЭПК комитета в Аксайском и Кашарском районах, участие в которых  приняли более 100 специалистов в области архивного дела и делопроизводства.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Ростовской области в 167 организациях-источниках комплектования.

Для обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных, реорганизуемых организаций архивными учреждениями области проводилась координационная работа с их руководителями, конкурсными управляющими.

Архивными учреждениями области проведена работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб: проведено 24 семинара, 3379 консультаций организациям по вопросам делопроизводства и архивного дела.

В I полугодии 2013 года продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях. Государственные и муниципальные архивы продолжили работу по вводу данных в БД «Архивный фонд» (4-я версия). К настоящему моменту в базу данных государственными архивами введено 8393 фонда, что составляет 88 процентов от их общего числа фондов, муниципальными по 4042 фондам, что составляет 100 процентов от их общего числа фондов.

Государственными архивами проводилось целевое выявление особо ценных документов. Выявлено 149 документов. Выявленные ОЦД на бумажной основе описаны. Общее количество особо ценных документов на 01.07.2013 составляет 64424 ед. хр.

В приоритетном порядке архивные учреждения области проводили мероприятия по информационному обеспечению органов власти, учреждений, организаций и граждан.

Архивные учреждения области провели 435 информационных мероприятия. 385 мероприятий осуществлено архивами в качестве головных организаций при проведении выставок, радио-телепередач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лекций, бесед, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, подготовке статей и сборников документов.

Архивные учреждения области участвовали в мероприятиях, предусмотренных подпрограммой Росархива по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2012-2018 гг.».

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по исполнению обращений граждан. Всего архивными учреждениями области было исполнено 19850 тематических и 26218 социально-правовых запросов, что на 30 процентов превышает плановые показатели.

Организация работы читальных залов архивных учреждений области была направлена на полное и своевременное удовлетворение потребностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Количество фактических посещений пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 2615; пользователей, работавших в читальных залах, – 645.

Среди пользователей - преподаватели и студенты, аспиранты, кандидаты и доктора  исторических, политических и философских наук вузов Ростовской области, сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы, преподаватели школ и колледжей, журналисты, представители администраций городов, районов, сельских поселений, поисковых отрядов и групп.

В ГАРО работало 5  иностранных пользователей из Украины.

В целом, в течение 1 полугодия услугами архивных учреждений воспользовались 60701 человек. Посетителей интернет-сайтов в архивных учреждениях области зарегистрировано 19652. Выдача документов пользователям в 1 полугодии 2013 года  составила 552824 дела.

В ЦДНИРО продолжено рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы Областной межведомственной экспертной комиссии при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Специалистами экспертной группы ЦДНИРО полностью просмотрено и представлено на рассекречивание в областную комиссию 2192 ед. хр. на 140127 листах по 13 фондам.

Главными задачами 2013 года для архивных учреждений Ростовской области являются:

- наращивание усилий на основных традиционных направлениях архивной работы в сфере обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов;

- выполнение майских указов Президента Российской Федерации В.В.Путина и программы Губернатора Ростовской области В.Ю.Голубева 5 «И» по активизации социальной направленности в работе областных архивов,

- создание необходимых информационных и телекоммуникационных условий для перехода архивов к оказанию государственных и муниципальных услуг в электронном виде.                                                                      

Скачать в формате .doc 

Смотри также:

Итоги 2012 года

Комитет по управлению архивным делом Ростовской области