Итоги работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 2012 году
В 2012 году деятельность архивных учреждений Ростовской области была направлена на выполнение указаний Президента Российской Федерации, требований нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области, рекомендаций Федерального архивного агентства в сфере обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Мероприятия и объемы практических работ, намеченные «Основными направлениями развития архивного дела», выполнены полностью.
Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреждений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и финансово-экономического характера.
Исходя из поставленных задач, комитет по управлению архивным делом Ростовской области принимал участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета были приняты нормативные правовые акты о внесении изменений в Областной закон от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области» и Областной закон от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений», а также 5 постановлений и 2 распоряжения Правительства Ростовской области.
В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения в мае-июне 2012 года осуществили переработку административных регламентов, их независимую экспертизу и согласование с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
В связи с формированием регионального плана перехода на межведомственное взаимодействие в электронном виде при предоставлении государственных и муниципальных услуг разработана «дорожная карта» для учета потребностей всех органов и организаций, оказывающих эти услуги.
Обеспечена реализация Плана мероприятий Ростовской области по переходу на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении услуг на 2011-2012 годы в части установки автоматизированных рабочих мест системы исполнения регламентов в комитете и подведомственных архивах.
Важнейшим направлением деятельности комитета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела.
В отчетном периоде комитетом проведены проверки соблюдения законодательства об архивном деле в 28 муниципальных образованиях, 3 органах исполнительной власти Ростовской области и 31 проверка об использовании средств фонда компенсаций областного бюджета в виде субвенций на содержание архивов документов по личному составу.
В адрес руководителей органов местного самоуправления направлены 33 персональных и 3 циркулярных обращения по вопросам государственной поддержки муниципальных архивов. Органами местного самоуправления принято 70 постановлений и распоряжений в сфере регулирования архивного дела в муниципальных образованиях области.
В отчетном периоде продолжена работа по совершенствованию сети и штатной численности архивных учреждений.
В соответствии с постановлением Правительства Ростовской области от 13.11.2012 № 990 «О создании государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» образован подведомственный комитету Архив документов по личному составу Ростовской области штатной численностью 11 единиц.
На основании постановления Правительства Ростовской области от 10.02.2012 № 98 приведена в соответствие с Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» и сокращена на 10 единиц организационно-штатная структура Государственного архива Ростовской области.
Проведена реорганизация ряда муниципальных архивных учреждений области. Объединены архивный отдел администрации и муниципальный архив документов по личному составу Белокалитвинского района, архивный отдел администрации и муниципальный архив документов по личному составу Мартыновского района.
Важное внимание уделялось вопросам эффективного целевого использования средств на содержание комитета и подведомственных государственных казенных учреждений.
Комитетом обеспечено эффективное освоение средств из областного бюджета в объеме 72,1 млн рублей. Процент освоения бюджетных средств составил 99,5 процента.
Осуществлено своевременное целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы» в объеме 2,3 млн руб. в целях дальнейшего укрепления информационной базы и системы защиты информации архивных учреждений.
Обеспечено своевременное и целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года в объеме около 100 тыс. руб.
В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен процессе выплаты субвенций из областного бюджета на исполнение муниципальными архивами переданных им отдельных государственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 2012 году, составила 10 млн 41 тыс. руб.
Принятые меры позволили обеспечить жизнедеятельность государственных архивов, повышение их пожарной защищенности, продолжить модернизацию технической инфраструктуры учреждений.
За счет резервного фонда Правительства Ростовской области осуществлена предпроектная подготовка капитального ремонта кровли и чердачного помещения здания ГАРО, а также проведение работ по страховочному усилению строительных конструкций кровли здания ГАРО стоимостью 891,0 тыс. руб.
В 2012 году начато строительство двухэтажной пристройки к основному зданию ЦХАД. Строительство пристройки общей площадью 1291,8 кв.м., стоимостью 23323,1 тыс. руб. будет завершено в 2013 году.
В связи с принятием Федерального закона от 10.07.2012 № 117-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» и постановления Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» усилена работа по обеспечению пожарной безопасности архивных объектов.
Осуществлены переработка и дополнение инструкций, приказов и методических разработок по обеспечению пожарной безопасности, техническое обслуживание автоматизированных систем пожаротушения, пожарной сигнализации и инженерных коммуникаций зданий архивов.
Весь руководящий состав и работники, ответственные за организацию пожарной безопасности комитета и государственных архивов прошли обучение в системе пожарно-технического минимума, с персоналом архивов проведены дополнительные инструктажи и тренировки по пожарной защите объектов.
В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоряжения Администрации Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению материально-технической базы и пожарной безопасности муниципальных архивных учреждений Ростовской области».
В течение года в связи с выделением новых и дополнительных помещений муниципальным архивам и архивам документов по личному составу г. Зверево, г. Каменск-Шахтинского, Зимовниковского и Целинского районов и объединением архивных учреждений Белокалитвинского и Мартыновского районов произошло общее увеличение площадей архивохранилищ муниципальных архивов на 58,8 кв.м. Все помещения архивохранилищ введены в эксплуатацию.
Проведен капитальный ремонт в 1 муниципальном архиве и 1 архиве документов по личному составу.
Проведен текущий ремонт в 7 муниципальных архивах и в 6 архивах документов по личному составу.
В помещениях 2 архивов документов по личному составу установлены системы пожарной сигнализации. В муниципальных архивах общий прирост протяженности стеллажных полок составил 979,2 п.м., из них 833,2 п.м. - металлических.
Установлены системы охранной сигнализации в 2 муниципальных архивах и в 3 архивах документов по личному составу.
По состоянию на 1 января 2013 года отличных показателей в технической оснащенности добились уже 10 муниципальных архивов и 3 архива документов по личному составу, хороших показателей – 26 муниципальных архивов и 17 архивов документов по личному составу.
Таким образом, количество архивных учреждений администраций городов и районов области, достигших уровня нормативных требований к состоянию материально-технической базы, составляет уже 58 процентов.
Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качественных и количественных показателях реализации основных направлений архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недостаточная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
Сверхнормативную загруженность имеют ГАРО, Таганрогский филиал ГАРО, ЦХАД, ЦДНИРО, а также 10 муниципальных архивов и 15 архивов документов по личному составу. В среднем, загруженность архивохранилищ государственных архивов составляет 108 процентов, муниципальных 67, архивов документов по личному составу – 49. Вследствие многолетнего непринятия мер по расширению площадей архивохранения перегруженность хранилищ в архивных отделах Азовского, Октябрьского и Шолоховского районов, архивах документов по личному составу Азовского и Октябрьского районов уже превысила 120 процентов.
Несмотря на неоднократные предписания, не предпринимаются меры по перемещению из полуподвальных помещений 12 архивных отделов и 10 архивов документов по личному составу.
Не в полном объеме проведены мероприятия по противопожарному оборудованию муниципальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации оснащены 88 процентов муниципальных архивов и 87 процентов архивов документов по личному составу.
Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ металлическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллажных полок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 86 процентов, архивах документов по личному составу – 70 процентов.
Несмотря на сложности экономического характера, комитет, государственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведению материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.
Продолжена работа по материальному стимулированию труда работников областной архивной отрасли. В течение года полностью реализованы решения Правительства Ростовской области о повышении заработной платы работникам государственных архивов. В запланированном объеме обеспечены выплаты субвенций на содержание муниципальных архивов.
В связи с празднованием 75-летия Ростовской области и Дня архивов комитет предпринял меры по моральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность которой составляет 404 человека. Всего в течение года поощрено 74 архивиста.
Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.
Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по вопросам информатизации архивного дела, пожарной безопасности, закупок и электронных торгов, бухгалтерского учета, порядка определения сметной стоимости строительства, реконструкции и капитального ремонта.
Комитетом проведен областной семинар с заведующими муниципальными архивами на тему: «Современные проблемы и перспективы внедрения, развития и использования в деятельности архивных учреждений области информационно-телекоммуникационных технологий».
В соответствии с решением Федерального архивного агентства комитет осуществлял функции базового органа по координации и организационно-методическому руководству архивными учреждениями Южного федерального округа.
В соответствии с планом работы в мае 2012 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня «Актуальные проблемы использования документов на современном этапе», а также совещание-семинар на тему: «Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений» и заседание круглого стола, посвященное вопросам правового и финансового обеспечения деятельности архивных учреждений в условиях реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ.
Обобщены и направлены в регионы:
- сводные показатели состояния и развития архивного дела в субъектах Российской Федерации Южного федерального округа;
- сводный перечень нормативно-правовых актов в сфере архивного дела, принятых в субъектах Российской Федерации, расположенных на территории Южного федерального округа.
Государственный архив Ростовской области в качестве головной организации завершил работу по региональной теме НИР: «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями Южного федерального округа за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава».
Комитет и Государственный архив Ростовской области, являясь головной организацией, совместно с Федеральным архивным агентством, государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом и Южным научным центром Российской академии наук осуществили подготовку и издание сборника архивных документов «Донское казачество в Отечественной войне 1812 г. и зарубежных походах русской армии 1813-1814гг.».
Центр хранения архивных документов в городе Шахты совместно с департаментом культуры г. Шахты, Шахтинским отделением журналистов, Шахтинским филиалом ЮРГИ продолжил работу над сборником «Энциклопедия города Шахты» и совместно с Главным управлением МВД России по Ростовской области, Советом ветеранов органов внутренних дел - над сборником по истории правоохранительных органов на Дону.
В целом комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2012 год.
Важное место в работе архивов в течение года уделялось вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Принимались меры по поддержанию нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Росархива продолжалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукоснительному соблюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи документов различным категориям пользователей, включая работников архивных учреждений.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физического состояния в архивных учреждениях области проведены работы по реставрации 700 дел, физико-химической обработке более 8000 тыс. дел, картонированию 105,5 тысяч дел. Проведена проверка наличия и физического состояния 151377 дел на бумажной основе.
Всего в течение года ГАРО, ЦДНИ РО и ЦХАД произвели оцифрование 466 дел и 729 описей. Количество оцифрованных листов составило около 67 тысяч.
Общее количество оцифрованных на сегодняшний день дел достигло 3027 дел, описей 1272.
В процессе работы по плановому комплектованию на хранение в государственные и муниципальные архивы принято 112938 дел.
Проводилась работа по уточнению списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. К настоящему времени в их число входят 2008 организаций.
В соответствии с годовым планом была организована работа экспертно-проверочной комиссии комитета.
В ходе проведения 21 заседания ЭПК утверждены описи дел постоянного хранения в количестве 56055 единиц хранения, согласовано 117 инструкций по делопроизводству, 846 номенклатур дел, 378 положений об архивах организаций и 395 положений об экспертных комиссиях.
Проведены совместные заседания ЭПК комитета и экспертных комиссий министерства финансов и министерства здравоохранения Ростовской области, на которых были рассмотрены итоги отраслевого конкурса «Лучшая опись 2012 года» и определены победители из числа областных финансовых и медицинских учреждений.
Проведены выездные заседания ЭПК комитета в Красносулинском и Тацинском районах, участие в которых приняли более 100 специалистов в области архивного дела и делопроизводства.
Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в 409 организациях-источниках комплектования.
Для обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных, реорганизуемых организаций архивными учреждениями области проводилась координационная работа с их руководителями, конкурсными управляющими.
Архивными учреждениями области проведена работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб: проведено 53 семинара, 6384 консультации организациям по вопросам делопроизводства и архивного дела.
В отчетном периоде продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях.
Государственные и муниципальные архивы продолжают работу по вводу данных в БД «Архивный фонд» (4-я версия). К настоящему моменту в базу данных государственными архивами введено 8365 фондов, что составляет 96 процентов от их общего числа фондов, муниципальными по 4042 фондам, что составляет 100 процентов от их общего числа фондов.
Все данные скопированы в базу данных комитета «Фондовый каталог».
Государственными архивами проводилось целевое выявление особо ценных документов. Выявлено 285 документов. Выявленные ОЦД на бумажной основе описаны. Общее количество особо ценных документов, числящихся по паспорту на 01.01.2013, составляет 64275 ед. хр.
В приоритетном порядке архивные учреждения области проводили мероприятия по информационному обеспечению органов власти, учреждений, организаций и граждан.
Архивные учреждения области провели 817 информационных мероприятий. 764 мероприятия осуществлено архивами в качестве головных организаций при проведении выставок, радио-телепередач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лекций, бесед, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, подготовке статей и сборников документов.
Архивные учреждения области участвовали в мероприятиях, предусмотренных подпрограммой Росархива по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2012-2018 гг.».
Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по исполнению обращений граждан. Всего архивными учреждениями области было исполнено 34757 тематических и 41465 социально-правовых запросов, что на 11 процентов превышает плановые показатели.
Организация работы читальных залов архивных учреждений области была направлена на полное и своевременное удовлетворение потребностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Количество фактических посещений пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 5097; пользователей, работавших в читальных залах, – 1073.
Среди пользователей – преподаватели и студенты, аспиранты, кандидаты и доктора исторических, политических и философских наук вузов Ростовской области, а также Краснодарского и Ставропольского краев, республик Северного Кавказа, сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы.
В читальных залах архивов также работали 12 иностранных пользователей из Франции, Японии и Украины.
В целом в течение года услугами архивных учреждений воспользовались 120613 человек. При этом выдача документов пользователям увеличилась с 381495 в 2011 году до 456196 дел, т.е. на 16 процентов. В связи с созданием Интернет-сайтов в комитете и всех государственных архивных учреждениях посещаемость сайтов увеличилась с 386 до 18170.
В ЦДНИРО продолжено рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы Областной межведомственной экспертной комиссии при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Специалистами экспертной группы ЦДНИРО полностью просмотрено и представлено на рассекречивание в областную комиссию 6287 ед. хр. на 401607 листах по 9 фондам.
Большинство перечисленных форм архивной работы осуществлялось в рамках оказания государственных услуг.
В целях их совершенствования комитетом проводился мониторинг удовлетворенности полнотой и качеством государственных услуг и фактов нарушений законодательства в части сроков и качества предоставления государственных услуг на основе внедрения анкеты «Оценка работы государственных казенных учреждений Ростовской области по предоставлению государственных услуг».
Как показали итоги анализа мониторинга, 81 процент оказанных в 2012 году государственных услуг оценен с отличным качеством, 16 процентов – с хорошим, 3 процента – с удовлетворительным.
Достигнутый уровень и показатели работы архивных учреждений были учтены и легли в основу разработки Основных направлений развития архивного дела в Ростовской области на 2013 год.
Главными задачами 2013 года для архивных учреждений Ростовской области являются:
- наращивание усилий на основных традиционных направлениях архивной работы в сфере обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования архивных документов;
- выполнение майских 2013 года указов Президента Российской Федерации В.В.Путина и программы губернатора Ростовской области В.Ю.Голубева 5 «И» по активизации социальной направленности в работе областных архивов;
- создание необходимых информационных и телекоммуникационных условий для перехода архивов к оказанию государственных и муниципальных услуг в электронном виде.
Скачать в формате .doc (76 Кб)
Смотри также:
Итоги 2011 года
Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области
