Итоги работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 2011 году

В 2011 году  деятельность архивных учреждений Ростовской области была направлена на выполнение задач в сфере архивного дела, изложенных в посла­нии Прези­дента Российской Федерации Федеральному Собра­нию Россий­ской Федера­ции от 30 но­ября 2010 года, норма­тивно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, указаниях Федерального ар­хивного агентства, ре­комендациях Совета по архивному делу при Федеральном ар­хивном агентстве и Научно-мето­дического совета архивных учреждений Южного федерального окру­га.

Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела, выпол­нены полностью.

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включаю­щее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.

Исходя из поставленных задач, комитет принимал участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета были приняты меры по корректировке основных областных нормативно-правовых актов в сфере архивного дела. Приняты:

- Постановление Администрации Ростовской области от 01.06.2011 №322 «О внесение изменений в постановление Администрации Ростовской области от 19.04.2006 №141 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, Положения о коллегии комитета и ее состава»;

- Распоряжение Администрации Ростовской области от 04.07.2011 №221 «О внесение изменений в распоряжение Главы Администрации Ростовской области от 02.07.98 №208 «О создании Областной межведомственной экспертной комиссии при Главе Администрации (Губернаторе) области по рассекречиванию документов, созданных КПСС»;

- Постановление Правительства Ростовской области от 01.12.2011 №183 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области».

Подготовлены предложения к проекту федерального закона № 540656-5 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" и статью 26-з Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" (в части уточнения полномочий субъектов Российской Федерации в области архивного дела).

С учетом рекомендаций Федерального архивного агентства комитет принимал участие в реализации Федерального закона от 08.06.2010 №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 23.12.2010 №411 «О создании государственных казенных учреждений Ростовской области, путем изменения действующих государственных бюджетных учреждений Ростовской области», все государственные архивные учреждения, получившие правовой статус государственных казенных учреждений Ростовской области, в первой половине 2011 года осуществили переработку своих уставов и их государственную регистрацию.

В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения осуществили значительный объем мероприятий по совершенствованию системы предоставления государственных услуг, методическому и правовому обеспечению перехода на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных услуг в сфере архивного дела.

Уточнен перечень государственных услуг комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений (5):

- организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;

- информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- организация рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации;

- организация работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций;

- обслуживание пользователей в читальных залах государственными учреждениями Ростовской области.

Подготовлены: перечень документов (сведений), необходимых для предоставления комитетом и его подведомственными государственными архивными учреждениями Ростовской области государственных услуг и находящихся в распоряжении других органов и организаций, а также положение об оказании платных услуг, номенклатура платных услуг, предоставляемых государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

Заполнены формы «Регламента информационного взаимодействия при исполнении государственной услуги», «Регламентные схемы информационного взаимодействия при исполнении государственных услуг», «Сотрудники которые будут работать с заявками при исполнении государственной услуги».

Административные регламенты предоставления государственных услуг комитета и подведомственных государственных архивных учреждений приведены в соответствие с планом внедрения универсальных электронных карт, утвержденным Правительством Российской Федерации.

На сайте комитета размещены административные регламенты исполнения государственных услуг, формы заявлений и образцы по заполнению форм заявлений комитета и подведомственных государственных архивных учреждений.

Между комитетом и министерством информационных технологий и связи области заключено Соглашение №8 от 24.08.2011 о взаимодействии при обеспечении предоставления государственных услуг в электронной форме. Согласованы технические требования к взаимодействию информационных систем в региональной СМЭВ и заявки на подключение к системе исполнения регламентов по комитету и подведомственным государственным архивным учреждениям области.

Во исполнение совместного письма Пенсионного фонда Российской Федерации и Федерального архивного агентства от 14/18.01.2011 №7/41-А/АД-25-25/286 «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации» заключено соглашение между отделением ПФР по Ростовской области и комитетом об информационном взаимодействии.

В целях наиболее полного обеспечения социальных гарантий граждан в части пенсионного обеспечения, выработке единых требований к оформлению запросов, качественному оформлению необходимых для назначения пенсий архивных документов и сокращению сроков их исполнения комитетом совместно с ОПФР по Ростовской области проведена работа по подготовке проекта Соглашения управления (отдела) ПФР, расположенного на территории муниципального района или городского округа, с Администрацией города (района) и (или) архивным учреждением о сотрудничестве. В соответствии с рекомендациями комитета и Отделения ПФР по Ростовской области администрациями городов (районов) и (или) муниципальными архивными учреждениями были заключены Соглашения о сотрудничестве с управлениями (отделами) Пенсионного фонда Ростовской области, расположенными на территории муниципального района или городского округа.

В соответствии с требованиями федеральных и областных правовых актов комитетом предпринимались активные меры по внедрению в практику архивной работы современных информационно-коммуникационных технологий.

Это направление деятельности осуществлялось в 2011 году в основном в рамках Областной долго­срочной целе­вой программы «Развитие и использо­вание ин­формацион­ных и телекоммуни­кационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы». В ходе реализации данной программы в 2011 году областной архивной отрасли было выделено 24727,8 тыс. руб. по трем мероприятиям «Перевод архивных фондов в электронный вид», «Повышение эффективности ведения архивного дела за счет реализации принципов электронного правительства», «Обновление вычислительной техники и программного обеспечения, подготовка информационной и телекоммуникационной инфраструктуры к формированию электронного правительства».

На эти средства были закуплены книжные сканеры для проведения оцифровки архивных документов, серверное оборудование и хранилища данных для размещения оцифрованных документов и быстрого доступа к ним по локальным вычислительным сетям, а также лицензионное программное обеспечение и программное обеспечение электронного архива для компьютеризации архивной деятельности и для размещения оцифрованных документов в базах данных. Кроме того, были созданы сайты областных государственных архивов, доработан сайт комитета в системе сайтов Правительства Ростовской области.

В течение 2011 года был обеспечен доступ в сеть Интернет комитета и подведомственных архивных учреждений, разработаны информационные системы персональных данных, закуплены современные персональные компьютеры, комплекты проекционного и воспроизводящего оборудования, проведены переподготовка и обучение персонала в сфере информационно-коммуникационных технологий. Всего прошли обучение 49 сотрудников.

В ЦДНИРО создана ЛВС в виде структурированной кабельной сети.

Все государственные архивы и муниципальные архивы области внедрили версию 4.1. ПК «Архивный фонд». В комитете внедрена версия 4 ПК «Фондовый каталог».

Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 42 персональных и 5 циркулярных обращений по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 67 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в муниципальных образованиях области.

Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов.

С учетом складывающейся ситуации в экономике обеспечено обоснованное планирование пара­метров развития архив­ного дела в Ростовской области, реализация требова­ний постановления Пра­вительства Российской Федерации от 22.05.2004 № 249 «О мерах по по­вы­шению результативности бюджетных расходов».

На основе практики многоканального финансирования в 2011 году осуществлено эффективное целевое использование средств на содер­жание коми­тета и государственных архивных учреждений.

Обеспечено полное и качественное освоение средств областного бюджета, выделенных на содержание комитета, областных государствен­ных и муниципальных архивных учреждений, в объеме 92314,5 тыс. руб., в том числе:

Осуществлено своевременное целевое использование средств Об­ластной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы» в объеме 24216,2 тыс. руб. в целях дальней­шего укрепления информационной базы и системы защиты информации архивных учреждений.

Обеспечено своевременное и целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года в объеме 539,9 тыс. руб.

В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О на­де­лении органов местного самоуправления государственными полно­мочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен про­цесс выплаты субвенций из областного бюджета на ис­полнение муниципаль­ными архивами переданных им отдельных госу­дарственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 2011 году, составила 9934,4 тыс. руб.

Кроме этого организовано выполнение и целевое использование архивными уч­реждениями платных услуг организациям и гражданам в объеме 4404,2 тыс. руб.

В целом, объем средств, выделенных на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений, превысил показатели предыдущего года на 59%.

Принятые меры позволили обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных и муниципальных учреждений.

В 2011 году госархивами приобретены 52 компьютера, 19 принтеров, 1 ксерокс, 3 сканера, 2 МФУ, 2332 архивные коробки, лицензионные программы.

В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».

В течение года в связи с заменой помещений и уточнением площадей в трех муниципальных архивах и объединением архивных учреждений г. Волгодонска, Милютинского и Тацинского районов произошло общее увеличение площадей архивохранилищ муниципальных архивов на 529,9 кв.м. Все помещения архивохранилищ введены в эксплуатацию.

Проведен текущий ремонт в 6 муниципальных архивах и в 2 архивах документов по личному составу.

В помещениях 2 муниципальных архивов и 2 архивах документов по личному составу установлены системы пожарной сигнализации. В муниципальных архивах общий прирост протяженности стеллажных полок составил 1569,1 п.м., из них 1303,5 п.м. металлических. В 6 архивах в архивохранилищах установлены 24 двери повышенной технической укрепленности.

Установлены системы охранной сигнализации в 2 муниципальных архивах и в 2 архивах документов по личному составу.

Муниципальными архивами приобретено 10 компьютеров, 2 принтера, 3 ксерокса, 2 МФУ, 5 сплит-систем для архивохранилищ, 11387 архивных коробок.

Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.

Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют ГАРО, Таганрогский филиал ГАРО, ЦХАД, ЦДНИРО, а также 11 муниципальных архивов и 14 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 83 процента, архивов до­кументов по личному составу – 85 процентов.

Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 90 процентов муниципальных архивов и 82 процента архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 100 про­центов муниципальных архивов и 88 процентов архивов документов по личному со­ставу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 87 процентов, архивах документов по личному составу – 82 процента. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 96 процен­тов, множительную технику – 65 процента.

В отчетном периоде важным направлением в работе комитета являлись вопросы совершенствования сети и штатной численности архивных учреждений, повышения эффективности труда и профессиональной квалификации архивистов.

В 2011 году комитет продолжил работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры. Вместе с тем, серьезные изменения произошли в определении статуса и организационно-штатной структуре подведомственных государственных архивов. В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 23.12.2010 № 411 «О создании государственных казенных учреждений Ростовской области, подведомственных органам исполнительной власти Ростовской области, путем изменения типа действующих государственных бюджетных учреждений Ростовской области» государственные архивные учреждения Ростовской области в 2011 году получили статус казенных учреждений. В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 25.10.2010 №258 «О внесении изменений в постановление Администрации Ростовской области от 01.08.2003 №353» штатная численность ГУ ЦХАД увеличена на 10 ед.

Произошла реорганизация муниципальных архивных учреждений г. Волгодонска, Милютинского, Тацинского районов. Объединены: архивный отдел администрации г. Волгодонска и муниципальный архив документов по личному составу г. Волгодонска, архивный сектор администрации Милютинского района и муниципальный архив документов по личному составу района, архивный сектор администрации Тацинского района и муниципальный архив документов по личному составу района. Архивные документы, штаты и оборудование архивов переданы в состав архивного отдела городской администрации и архивных секторов администраций. Таким образом, количество муниципальных архивов документов по личному составу области сократилось с 51 до 48.

В связи с празднованием Дня архивов комитет предпринял меры по поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 402 человека.

Всего в течение года поощрено 59 архивистов, в т.ч.:

- Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 5;

- Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 7;

- Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Адми­нистрации Ростовской области – 24;

- Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным де­лом Администрации Ростовской области – 23.

Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений области.

Повышение квалификации сотрудников комитета и государственных архивных учреждений осуществлялось в разных формах, в том числе путем самостоятельного изучения нормативно-методической литературы и профессиональных периодических изданий (журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Вопросы истории», «Отечественная история»). Ежеквартально проводились обзоры литературы, методических пособий, журналов «Отечественные архивы», «Вестник архи­виста», «Делопроизводство» и др., поступивших в СИФ ГАРО.

Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.

Специалист комитета окончила курсы повышения квалификации по 72-часовой программе при Северо-Кавказской академии государственной службы «Этика и этикет государственного гражданского служащего».

Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по вопросам пожарной безопасности, закупок и электронных торгов, бухгалтерского учета, порядка определения сметной стоимости строительства, реконструкции и капитального ремонта.

Комитетом проведен областной семинар с заведующими муниципальными архивами на тему: «Актуальные проблемы и пути реализации задач по внедрению в практику работы архивных учреждений Ростовской области программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)».

Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно - методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведены 23 проверки соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях Ростовской области. Проведены проверки состояния работы государственных архивных учреждений по реализации нормативных требований по организации и проведению проверки наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных документов. Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.

Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.

Проведено 4 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы:

- об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2010 году и задачах на 2011 год;

- о состоянии и мерах развития и использования информационных и телекоммуникационных технологий в архивных учреждениях Ростовской области», о ходе реализации федеральных и областных нормативных правовых актов по преобразованию государственных архивных учреждений в государственные казенные учреждения;

- о состоянии ведомственного хранения документов в организациях-источниках комплектования архивных учреждений Ростовской области;

- о состоянии работы архивных учреждений области по реализации обращений граждан и организаций;

- о состоянии и мерах дальнейшего совершенствования пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Ростовской области;

- об итогах работы коллегии комитета в 2011 году и планировании работы коллегии комитета на 2012год.

В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства проводилась работа Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.

В соответствии с планом работы в мае 2011 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня «Актуальные проблемы организации комплектования архивных учреждений документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами», а также совещание-семинар на тему: «Состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата к документам государственных архивов» и заседание Круглого стола, посвященное обсуждению актуальных проблем реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации.

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2011 год.

Подробная информация о выполнении основных показателей по направлениям деятельности дана в соответствующих разделах.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Ар­хивного Фонда Российской Федерации

Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных ар­хивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегий комитета.

Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены ра­боты по ре­став­рации 902 ед. хр., физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 8476 ед. хр., картони­рованию 90016 ед. хр., восстановлению 20 листов затухающего текста.

В ГАРО оцифровано 492 ед. хр. управленческой документации, 300 описей. Всего на 01.01.2012 в ГАРО оцифровано 2561 ед.хр., 543 описи.

В архивных учреждениях области проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 137614 ед. хр. на бумажной основе и 5274 фотодо­ку­ментов (позитивов).

В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 345 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах продолжалась работа по уточнению карточек фондов.

 2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В сводный список организаций-источников комплектования включена 1 организация, исключено из списка 30 организаций. Всего в сводном Списке организаций-источников комплектования архивных учреждений Ростовской области значится 2058 организаций.

Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области. Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 23540 ед. хр. управленческой документации, 75929 ед. хр. документов по личному составу, 361 ед. хр. личного происхож­де­ния, 34 ед. хр. научно-технической документации, 1144 фотодокументов.

В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел постоянного хранения в количестве 51850 ед.хр., научно-технической до­ку­ментации - 303 ед.хр., фо­тодокументов - 1144 ед.хр., личного происхож­дения - 351 ед.хр.

Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения 21 заседа­ния ЭПК комитета рассмотрены, утверж­дены и согласованы описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, особо ценных и уникальных документов, фо­тодокументов; переработанные описи, акты о выде­лении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах. Рассмотрены разъяснения Избирательной комиссии Ростовской области Порядка хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собра­ния Российской Федерации шестого созыва.

Проведено совместное расширенное заседание ЭПК комитета и ЭК Управления государственной службы занятости населения Ростовской области по вопросам обеспечения сохранности, учета, отбора и подготовки для пере­дачи на хранение документов постоянного хранения организаций системы службы занятости населения Ростовской области. По итогам работы составлены справки о наличии нормативно-методических документов и состоянии мате­риально-технической базы архивов городских и районных организаций сис­темы, проведён анализ рассмотренных описей и направ­лена выписка из протокола начальнику Управления государственной службы занятости населения по Ростовской области с рекомендациями ЭПК комитета об обеспечении сохранности документов. Члены ЭПК комитета приняли участие в рассмотрении и оценке описей дел постоянного хранения, представленных организациями системы службы занятости населения Ростовской области на конкурс "Лучшая опись 2011 года".

Проведены выездные заседания ЭПК комитета в Веселовском и Обливском районах, на которых присутствовало около 80 человек. На выездных заседаниях были рассмотрены вопросы: о законодательстве об архивном деле, о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о правилах формирования дел, экспертизе ценности документов, составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу, о составлении описей дел на похозяйственные книги и документы нотариальных действий.

Рассмотрены методические вопросы: о проектах «Методических рекомендаций по составлению сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования» и Памятке по составу документов в описях дел постоянного хранения органов управления имуществом и земельными отношениями городов и районов области, о внесении изменений в Правила ведения личных дел несовершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан, о порядке и сроках передачи архивных документов отделений Управления Федерального казначейства по Ростовской области в связи с проведением реорганизационных мероприятий, об отборе и формировании дел постоянного хранения отделов госстатистики области, об описи №2 юридических дел распорядителей, получателей бюджетных средств Управления Федерального казначейства по Ростовской области.

Важное внимание уделялось ЭПК комитета оказанию методической помощи со­трудникам архивных учреждений области и организаций в работе по состав­лению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям. ЭПК комитета согла­совано 167 инст­рукций по дело­про­извод­ству, 1119 номенклатур дел, 324 по­ложения об ар­хиве организаций и 341 по­ложение об ЭК.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Рос­сийской Федера­ции в 613 организациях - источниках комплек­тования.

Для обеспечения сохранности документов по личному составу ли­кви­дированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями об­ласти проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.

Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 70 семинаров, оказано 5464 консультации организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведено 58 семинаров с лицами, ответственными за ведение де­лопроизводства и работу архива и оказано 4509 консульта­ций.

Продолжено оказание консультационно-методической и практической помощи специалистам архивов организаций, служб ДОУ организаций и заведующим муниципальными архивами области по вопросам организации делопроизвод­ства и работы архивов.

Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу.

ГАРО была продолжена работа по отбору и приему на постоянное хранение научно – технической документации в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 03. 12. 2002 №АГ-ПФ 16872.

Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информаци­онно-поисковых систем

Продолжена работа по ведению автоматизированной системы госу­дарственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях области.

Закончена установка ПК «Архивный фонд» 4.0. и 4.1. во всех государственных архивах и муниципальных архивах области.

Государственные архивы продолжают работу по вводу данных в БД «Архивный фонд» (4-я версия). Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2012 8717 фондов, из них введено на 01.01.2012 8025 фондов (92%), за 2011 год введена информация по 1627 фондам.

51 муниципальным архивом закончена работа по вводу данных в БД «Архивный Фонд» (3-я версия). В 51 муниципальном архиве проведена конвертация сведений из 3 версии в 4. Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2012 г. 3998 фондов, из них введено 3998 (100%), за 2011 год введена информация по 217 фондам.

В комитете в БД «Фондовый каталог» скопированы данные из БД «Архивный фонд» муниципальных архивов.

В ГАРО в 2006 году создана программная система «Комплекс_Архив», в которую вносятся сведения по оцифровыванию описей. Всего в программу были введены названия 2690 фондов, что составляет 98,4% от общего количества фондов архива, 4035 описей, что составляет 92,8% от общего количества описей архива.

Оцифровано 2561 ед.хр., что составляет 0,23% от общего количества единиц хранения архива. Всего введено заголовков по 44422 ед. хр. 178 фондов, что составляет 4,2% от общего количества ед. хр. архива (включая 913 ед. хр. фотокаталога). Заголовки дел вносятся при оцифровывании дел, при исполнении запросов, в ходе переработки описей, а также в ходе студенческой практики и при описании цифровых фотодокументов. В ГАРО в текущем году введены заголовки 7740 ед. хр. и 15091 запись.

Кроме того, в ГАРО создаются цифровыми фотокамерами Canon Power Shot Pro1 и Sony DSC – H50 на самодельных стендах образы описей. При переименовке изображений в БД «Фотокаталог» программной системы «Комплекс_Архив» формируется гиперссылка, позволяющая просмотреть интересующую опись при работе с БД «Каталог» в любом графическом редакторе. В 2011 г. оцифровано 300 описей 167 фондов, всего оцифровано 541 опись 289 фондов. Оцифрованные описи доступны сотрудникам архива, предоставляются для пользователей читального зала.

Таганрогским филиалом в программу «Комплекс_Архив» были введены названия 742 фондов, что составляет 100% от общего количества фондов филиала, 1097 описей (№ описи, крайние даты, кол-во ед. хр.), что составляет 100% от общего количества описей филиала. Филиалом начата работа по переводу каталога на бумажной основе в электронный формат. В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в процессе каталогизации фондов в текущем году введено 1598 записей по документам 674 ед.хр.

В архивных учреждениях области описано, усовершенствовано, пере­работано 15930 ед. хр. документов на бумажной основе в т. ч. му­ниципаль­ными архивами - 7990 ед. хр., а так же 351 ед. хр. документов личного про­исхож­дения, 1144 ед. хр. фотодо­кумен­тов.

ЦХАД продолжена работа по целевой ка­талогизации 8 фондов, закаталогизированно 200 ед.хр., составлено и влито в каталог 347 тематических карточек. В ГАРО за­каталогизированны текущие поступ­ления 644 фотодокументов.

Государственными архивами проводилось целевое выявление ОЦД. Выявлено 239 документов.

В ГАРО проведено выявление ОЦД по текущим поступлениям фо­тодо­кументов. Выявлено и описано 106 фотодокументов.

В 2011 году сотрудники ГАРО в качестве головной организации продолжили работу по региональной теме НИР «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями ЮФО за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава». Проводилась выверка правильности оформления учетных документов ОЦД. Начата работа по составлению сводной таблицы на основании анкет, присланных соисполнителями, готовятся предложения по структуре текста анализа особо ценных документов.

В ГАРО выявлено 3 уникальных документа, которые были представлены на рассмотрение ЭПК комитета. После согласования ЭПК комитета документы включены в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» и электронную базу данных. Документы проведены учетом. Работа по выявлению уникальных документов продолжается. Всего выявлено 13 документов.

4. Предоставление информационных услуг
и использование доку­ментов

Архивные учреждения области провели 589 информационных ме­ро­приятий. 554 мероприятия осуществлено архивами в качестве голов­ных ор­ганизаций при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, «круглых столов», лек­ций, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, на­писании статей, участии в подготовке сборников документов.

Архивные учреждения области участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2011-2015 гг.

В рамках договора о сотрудничестве с Архив­ным управлением Правительства Чеченской республики продолжено выявление документов по истории Чеченской Республики.

Архивными учреждениями области организовано 154 постоянно-дейст­вующих и временных выставок копий документов, 32 ра­дио и телепередачи, 101 статья и подбо­рка документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 10 конфе­ренций, в 14 заседаниях «круглых столов», 10 встречах с общественностью, 23 уроков для школьни­ков, 30 практик студентов учебных заведений. Проведено 76 обзорных и те­матических экскурсий.

Сотрудниками государственных и муниципальных архивов прочитано 43 лекции. Лекции прочитаны в рамках учебного процесса по программам обучения «Документирование управленческой деятельности» и «Архивное дело» для студентов высших и средне-специальных учебных заведений области, проведения мероприятий к 20-летию создания ГУ «Центр занятости населения г. Шахты», на заседании методических объединений учителей школ Октябрьского района области и заседании родительского клуба, проводимого центральной городской детской библиотекой им. В. И. Ленина.

В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года и зарубежных походах 1813-1814гг.».

ЦХАД продолжает работать над сборником документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние».

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 49052 запроса, ис­полнено - 49052, с по­ло­жи­тельным результатом – 39565.

Архивными учреждениями области исполнено 39968 тематических запроса.

Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений пользователями читальных залов ар­хивных учреждений области составило 4802; пользователей, работавших в читальных залах - 1029.

Среди пользователей - преподаватели и студенты, аспиранты, кандидаты и доктора исторических, политических и философских наук вузов Ростовской области, а также Краснодарского и Ставропольского краев, республик Северного Кавказа, Украины, сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы.

Общее количество пользователей архивной информацией составило 110227, в т.ч. в муниципальных архивах 61390. Всего пользователям выдано 381495 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах - 191660. Изготовлено 144860 листов копий документов, в т.ч. муниципальными архивами 107172.

В ЦДНИРО в ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите госу­дарственной тайны» продолжено рассекречивание архивных документов в со­ответствии с утвержденным планом работы Областной межведомствен­ной экспертной комиссии при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Рассекречивание документов проводится Областной межведомственной экспертной комиссией при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Специалистами экспертной группы ЦДНИРО полистно просмотрено и изучено 5352 ед.хр. на 380929 листах по 12 фондам.

ГАРО завершена работа по выведению на открытый режим хранения документов фонда-коллекции Р-3983 «Учетно-справочные материалы» в количестве 193 ед.хр.

Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 2011 год, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Правительством Ростовской области.

Скачать в формате .doc (158,5 Кб)

Смотри также:

Итоги 2010 года

Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области