Итоги работы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 1 полугодии 2011 года

Государственное регулирование развития архивного дела

В отчетном периоде деятельность архивных учреждений Ростовской области была направлена на выполнение задач в сфере архивного дела, изложенных в посла­нии Прези­дента Российской Федерации Федеральному Собра­нию Россий­ской Федера­ции от 30 но­ября 2010 года, норма­тивно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, указаниях Федерального ар­хивного агентства,  ре­комендациях Совета по архивному делу при Федеральном ар­хивном агентстве и Научно-мето­дического совета архивных учреждений Южного федерального окру­га.

Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела на первое полугодие 2011 года, выпол­нены полностью.

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включаю­щее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.

Исходя из поставленных задач, комитет принимал участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета были приняты меры по корректировке основных областных нормативно-правовых актов в сфере архивного дела. Приняты:

- Постановление Администрации Ростовской области от 01.06.2011 №322 «О внесение изменений в постановление Администрации Ростовской области от 19.04.2006 №141 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, Положения о коллегии комитета и ее состава»;

- Распоряжение Администрации Ростовской области от 04.07.2011   №221 «О внесение изменений в распоряжение Главы Администрации Ростовской области от 02.07.98 №208 «О создании Областной межведомственной экспертной комиссии при Главе Администрации (Губернаторе) области по рассекречиванию документов, созданных КПСС».

Подготовлены предложения к проекту федерального закона № 540656-5 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" и статью 26-з Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" (в части уточнения полномочий субъектов Российской Федерации в области архивного дела).

В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года и в рамках Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы» проводится работа по формированию современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры областных архивных учреждений. В ходе реализации плана мероприятий Ростовской  области по методическому и правовому обеспечению перехода на межведомственное и  межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных услуг комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями создана рабочая группа по вопросам реализации требований Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитета и его подведомственных государственных архивных учреждений Ростовской области (от 15.04.2011 №10-35/279). Назначен ответственный за размещение сведений о предоставляемых государственных услугах в «Реестре государственных услуг Ростовской области».

Подготовлены:

- перечень государственных услуг, предоставляемых непосредственно комитетом и подведомственными государственными архивным учреждениями Ростовской области;

- перечень документов (сведений), необходимых для предоставления комитетом и его подведомственными государственными архивными учреждениями Ростовской области государственных услуг и находящихся в распоряжении других органов и организаций;

- положение об оказании платных услуг, номенклатура платных услуг, предоставляемых государственным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

Заполнены формы «Регламента информационного взаимодействия при исполнении государственной услуги», «Регламентные схемы информационного взаимодействия при исполнении государственных услуг», «Сотрудники которые будут работать с заявками при исполнении государственной услуги».

Обеспечено участие в работе над проектом постановления Администрации Ростовской области об утверждении реестра государственных услуг Ростовской области и порядка его формирования и ведения.

Осуществлена работа по приведению административных регламентов по предоставлению государственных услуг комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями в соответствие с положениями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". На сайте комитета размещены административные регламенты исполнения государственных услуг (функций), формы заявлений и образцы по заполнению форм заявлений комитета и подведомственных государственных архивных учреждений.

Комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжают работать над реализацией требований Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 39 персональных  и 5 циркулярных обращений по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 39 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в  муниципальных образованиях области.

Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов.

С учетом складывающейся ситуации в экономике обеспечено обоснованное планирование пара­метров развития архив­ного дела в Ростовской области, реализация требова­ний постановления Пра­вительства Российской Федерации от 22.05.2004 № 249 «О мерах по по­вы­шению результативности бюджетных расходов».

На основе практики многоканального финансирования осущест­влено в  первом полугодии 2011 года эффективное целевое использование средств на содер­жание коми­тета и государственных архивных учреждений, в том числе:

1. Обеспечено полное и качественное освоение средств областного бюджета, выделяемых на содержание комитета, областных государствен­ных и муниципальных архивных учреждений, в объеме 32681,8 тыс. руб., в том числе:

2. Организовано выполнение и целевое использование архивными уч­реждениями платных услуг организациям и гражданам в объеме 3155,3 тыс. руб.

3. Обеспечено своевременное целевое использование средств Об­ластной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы» в объеме 2585,7 тыс. руб. в целях дальней­шего укрепления информационной базы и системы защиты информации архивных учреждений.

4. Обеспечено своевременное и целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года в объеме 177,9 тыс. руб.

5. В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О на­де­лении органов местного самоуправления государственными полно­мочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен про­цесс выплаты субвенций из областного бюджета на ис­полнение муниципаль­ными архивами переданных им отдельных госу­дарственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 1-ом полугодии 2011 года, составила 4593,3 тыс. руб.

Принятые меры позволили в полном объеме обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных и муниципальных учреждений.

Принимались необходимые меры по обеспечению бесперебойной работы систем жизнеобеспечения зданий архивов: проведено согласование лимитов на энергоносители, топливные ресурсы, водоснабжение и водоотведение, выполнены дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные работы в архивохранилищах и кабинетах сотрудников, закуплены канцелярские товары и хозматериалы.

В течение полугодия по предписанию Госпожнадзора в ЦДНИРО проведена замена горючих панелей в коридорах 1-2 этажей и ремонтно-восстановительные работы охранно-пожарной сигнализации, демонтированной в связи с заменой панелей. Освоены 100% выделенных финансовых средств – 1403,3 тыс. руб.

В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».

В течение полугодия выделено Зерноградскому муниципальному архиву помещение под рабочий кабинет (24 кв.м.).

Проведен текущий ремонт в 4 муниципальных архивах (г. Волгодонск, Веселовский, Обливский, Тарасовский) и в 2 архивах документов по личному составу (Обливский, Тарасовский).

В помещениях 1 муниципального архива (Орловский) и 1 архиве документов по личному составу (Орловский) установлена система  пожарной сигнализации.

Приобретены и установлены дополнительные металлические стеллажи в 3 муниципальных архивах (Волгодонской 18, Неклиновский 10, Советский 72) и в 6 архивах документов по личному составу (г. Каменск-Шахтинский21, г.Таганрог 60, Багаевский 160, Дубовский 12, Зерноградский 70, Советский 48). Всего приобретено металлических стеллажных полок 471 пог. м.

Продолжен процесс замены деревянных стеллажей на металлические. В  2 архивах документов по личному составу (г. Таганрог 40, Багаевский -102) деревянные и комбинированные стеллажи полностью заменены на металлические. В Дубовском архиве документов по личному составу 12 пог.м. деревянных стеллажей заменены на металлические.

В целом, в муниципальных архивах в первом полугодии общий прирост протяженности стеллажных полок составил  285 пог.м.

Муниципальными архивными учреждениями проводились закупки архивного оборудования, мебели и расходных материалов. Так  4 муниципальными архивами (Красносулинский 100, Мясниковский 25, Неклиновский 70, Чертковский 290) и 4 архивами документов по личному составу (Пролетарский 332, Усть-Донецкий 220, Цимлянский 336, Чертковский 544) приобретено 1917 архивных коробок; установлены двери повышенной технической укрепленности 1 муниципальным архивом (г. Волгодонск) и 3 архивами документов по личному составу (Сальский, Усть-Донецкий, Чертковский,); 6 архивами приобретены мебель, жалюзи, лестницы-стремянки и др.; 2 архивами приобретено 3 гигрометра (муниципальный архив администрации Обливского района 2, архив документов по личному составу Обливского района 1); архивом документов по личному составу Усть-Донецкого района приобретен пылесос; муниципальным архивом Советского района приобретена сплит-система для архивохранилища; приобретены 6 компьютеров архивами документов по личному составу (г. Новочеркасск 1, г. Ростов-на-Дону 3, Багаевский 1, Красносулинский 1); 1 принтер муниципальным архивом (г. Волгодонск); 1 ксерокс архивом документов по личному составу (Обливский); 1 МФУ архивом документов по личному составу (Заветинский).

Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.

Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют Госу­дарст­венный архив Ростовской области, Таганрогский филиал ГАРО и Центр хра­нения архивных документов в г. Шахты Ростовской области, ЦДНИРО, а также 11 муниципальных архивов и 17 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 83 процента, архивов до­кументов по личному составу – 85 процентов.

Несмотря на предпринимаемые меры, не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 88 процентов муниципальных архивов и 82 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 про­центов муниципальных архивов и 86 процентов архивов документов по личному со­ставу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 87 процентов, архивах документов по личному составу – 83 процента. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 94 процен­та, множительную технику – 64 процента.

Несмотря на сложности экономического характера, комитет, госу­дарственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведе­нию материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.

Комитет продолжает работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры. Вместе с тем, серьезные изменения произошли в определении статуса и организационно-штатной структуре подведомственных архивов. В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 23.12.2010 № 411 «О создании государственных казенных учреждений Ростовской области, подведомственных органам исполнительной власти Ростовской области, путем изменения типа действующих государственных бюджетных учреждений Ростовской области» государственные архивные учреждения Ростовской области в первом полугодии 2011 года получили статус казенных учреждений. В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 25.10.2010 №258 «О внесении изменений в постановление Администрации Ростовской области от 01.08.2003 №353» штатная численность ГУ ЦХАД увеличена на 10 ед.

Произошла реорганизация муниципальных архивных учреждений г.Волгодонска и Милютинского района. Объединены: архивный отдел администрации г.Волгодонска и муниципальный архив документов по личному составу г.Волгодонска, архивный сектор администрации Милютинского района и муниципальный архив документов по личному составу района. Архивные документы, штаты и оборудование архивов переданы  в состав архивного отдела городской администрации и архивного сектора администрации. Таким образов, количество муниципальных архивов документов по личному составу области сократилось с 51 до 49.

Комитет по управлению архивным делом  продолжил работу по материальному и моральному стимулированию труда работников областной архивной отрасли. В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществ­ля­лось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страхо­выми полисами медицинского обслуживания.

В связи с празднованием Дня архивов комитет предпринял меры по мо­ральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 398 человек.

Всего в течение полугодия  поощрено 43 архивиста, в т.ч.:

-         Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 5;

-         Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 7;

-         Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Адми­нистрации Ростовской области – 19;

-         Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным де­лом Администрации Ростовской области – 13.

Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений области.

Повышение квалификации сотрудников комитета и государственных архивных учреждений осуществлялось в разных формах, в том числе путем самостоятельного изучения нормативно-методической литературы и профессиональных периодических изданий (журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Вопросы истории», «Отечественная история»). Ежеквартально проводились обзоры литературы, методических пособий,  журналов «Отечественные архивы», «Вестник архи­виста», «Делопроизводство» и др., поступивших в СИФ ГУ ГАРО.

Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.

Специалист комитета  окончила курсы повышения квалификации по 72-часовой программе при Северо-Кавказской академии государственной службы «Этика и этикет государственного гражданского служащего».

Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по вопросам пожарной безопасности, закупок и электронных торгов, бухгалтерского учета, порядка определения сметной стоимости строительства, реконструкции и капитального ремонта.

Комитетом проведен областной семинар с заведующими муниципальными архивами на тему: «Актуальные проблемы и пути реализации задач по внедрению в практику работы архивных учреждений Ростовской области программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)».

Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно- методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведено 20 проверок соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях Ростовской области. Проведены проверки состояния работы государственных архивных учреждений по реализации нормативных требований по организации и проведению проверки наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных документов. Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.

Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.

Проведено 2 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы:

- об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2010 году и задачах на 2011 год;

- о состоянии и мерах развития и использования информационных и телекоммуникационных технологий в архивных учреждениях Ростовской области», о ходе реализации федеральных и областных нормативных правовых актов по преобразованию государственных архивных учреждений в государственные казенные учреждения.

В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства проводилась организационная работа по проведению Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа. Подготовлены:

- сводные показатели состояния и развития архивного дела в субъектах Российской Федерации Южного федерального округа;

- сводный перечень нормативно – правовых актов в сфере архивного дела, принятых в 2010 году в субъектах Российской Федерации, расположенных на территории Южного федерального округа.

В соответствии с планом работы в мае 2011 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня  «Актуальные проблемы организации комплектования архивных учреждений документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами», а также совещание-семинар на тему: «Состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата к документам государственных архивов» и заседание Круглого стола, посвященное обсуждению актуальных проблем реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации.

Государственный архив Ростовской области в качестве головной организации продолжал работу по региональной теме НИР: «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями Южного федерального округа за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава», по теме:  «Разработка методических рекомендаций «Проведение анализа и совершенствования состава особо ценных документов, выявленных Государственным архивом Ростовской области за предшествующие годы».

В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГУ ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года и зарубежных походах 1813-1814гг.».

Центр хранения архивных документов в городе Шахты продолжает работать над сборником документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние».

Государственными архивами подготовлены методические рекомендации по организации проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по защите архивных документов от плесневых грибков, учебное пособие для студентов Южно-Российского государственного университета экономики и сервиса «Документирование управленческой деятельности».

Комитетом внесены изменения в справочник «О местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях Ростовской области».

С целью повышения качества комплектования проводилась работа по уточнению состава организаций - источников комплектования архивных учреждений Ростовской области.

Продолжена работа по организации планового комплектования архивных учреждений Ростовской области. С этой целью с руководителями организаций проводилась работа по решению вопросов обеспечения сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении,  на всех этапах их подготовки  к передаче в архивы.  Проводилось наблюдение за состоянием делопроизводства и работой архивов в организациях - источниках комплектования, составлялись номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, на договорных началах упорядочивались документы в  организациях, проводилась работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций. Организациям – источникам комплектования, отстающим по приведению в порядок дел и документов, по составлению номенклатур дел, были разосланы письма-напоминания с указанием контрольных сроков выполнения этих видов работ. Архивами проводились комплексные, тематические и контрольные обследования  ведомственных архивов, по результатам обследований составлялись справки, которые доводились до сведения руководителей обследуемых организаций.

Как и в предыдущие годы, в соответствии с поручением Правитель­ства РФ от 29.03.2002 № ВМ-П8-04437  большое внимание уделялось упорядочению, учету и обеспечению сохранности архивных документов  ликвидированных организаций, в том числе по личному составу. Опи­сание дел таких организаций осуществлялось в первую очередь. Комитетом осуществлены организационные и методические мероприятия по розыску архивов 3 ликвидированных предприятий.

В отчетный период проводился прием архивных дел от организаций, документы которых находились в неудовлетворительных  условиях.           Продолжена работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ростовской области. Во исполнение совместного письма Пенсионного фонда Российской Федерации и Федерального архивного агентства от 14/18.01.2011 №7/41-А/АД-25-25/286 «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации» заключено соглашение об информационном взаимодействии между отделением ПФР по Ростовской области и комитетом.

В целях наиболее полного обеспечения социальных гарантий граждан в части их пенсионного обеспечения, совместно с Отделением ПРФ по Ростовской области проведена работа по подготовке проекта соглашения управления (отдела) ПФР, расположенного на территории муниципального района или городского округа, с Администрацией города (района) и (или) архивным учреждением о сотрудничестве. Разработаны типовые формы запросов и архивных справок. Подписание соглашения позволяет выработать единые требования к оформлению запросов, качественному оформлению необходимых для назначения пенсий архивных документов, сокращению сроков их исполнения.

В соответствии с планом, подготовленным на основании решения коллегии Росархива от 12.02.2009 года и письма Росархива от 08.04.2009 №5/617-А, комитет осуществляет мероприятия по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4–я версия) в государственных и муниципальных архивах.

Архивные учреждения области осуществляли информационное обеспе­чение деятельности органов го­сударственной власти и местного самоуправ­ления, информационную под­держку юбилейных мероприятий, исполнение запросов организаций и граж­дан.

Организовано рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы на 2011 год Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

Обеспечено своевременное предоставление гражданам архивных справок и копий архивных документов, исполнение запросов социально – правового характера.

Сотрудники ГАРО приняли участие в работе ежегодной конференции «Православие на Донской земле: из прошлого в будущее», проведенной Донским церковно-историческим обществом в рамках ежегодной региональной выставки-ярмарки «Православная Русь». Сотрудники ЦДНИРО приняли участие в Международной научной конференции «Война в истории и судьбах народов юга России» (к 70-летию начала Великой Отечественной войны), организованной Южным научным центром Российской академии наук.

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2011 год.

Подробная информация о выполнении основных показателей по направлениям деятельности дана в соответствующих разделах. 

I. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Ар­хивного Фонда Российской Федерации

Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных ар­хивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегии комитета.

Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­став­рации 425 дел, физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 4015 дел,  картони­рованию  34250 дел. Восстановлено 4 листа документов с затухающим текстом. Проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 40504 дел на бумажной основе и 3440 фотодо­ку­ментов (позитивов).

ГАРО оцифровано за 1-е полугодие  2011 года 211 ед.хр., 36470 файлов, 58914.53 Мб, 169 описей  4369 файлов, 10162.48 Мб. Всего оцифровано 2280 ед.хр. 412 описей.

В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 252 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.  Из сводного списка организаций - источников комплектования  исключено 11 организации. Всего в сводном Спи­ске организаций-источников комплектования ар­хивных учреждений Рос­товской области значится 2087 организаций.

Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области.

Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 62731 дела, в том числе, управленческой документации - 12129, документов по личному составу – 49952, научно-технической документации – 34, документов личного происхож­де­ния - 104, фотодокументов – 512.

В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел на 34354 единицы хранения документов.

Проведена работа по упорядочению 4571 дела управленческой документации, 97 дел научно-техниче­ской документации и 3320 дел документов по личному составу.

Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения  11 заседа­ний ЭПК комитета рассмотрены и утверж­дены описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, ОЦД, фо­тодокументов; переработанные описи, акты о выде­лении к уничтожению. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах.

Проведено выездное заседание ЭПК комитета в пос. Веселый. На заседании были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения. В работе приняли участие более 40 специалистов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

         Важное внимание уделялось ЭПК комитета  оказанию методической помощи со­трудникам архивных учреждений области и организаций в работе по состав­лению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.

В архивных учреждениях согла­совано 68 инст­рукций по дело­про­извод­ству, 744 номенклатуры дел,  150 по­ложений об ар­хиве организаций и 174 по­ложения об ЭК.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда  Рос­сийской Федера­ции в 205 организациях - источниках комплек­тования.

Для обеспечения сохранности документов по личному составу ли­кви­дированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями об­ласти проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.

Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 39 семинаров, оказано 3144 консультации организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведено 29 семинаров с лицами, ответственными за ведение де­лопроизводства и работу архива и оказано 2640 консульта­ции.

Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу.

Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в   деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информаци­онно-поисковых систем

Продолжена работа по ведению автоматизированной системы госу­дарственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В БД «Архивный фонд» заложена по государственным и муниципальным архи­вам информация о 508 фондах. Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2011 8656 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.07.2011 6906 фондов (80%). Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2011 3781 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.07.2011 3781 фонд (100%).

В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в про­цессе ка­талогизации фондов введено 4480 записей.

В процессе создания информационно – поисковых систем описано, усовершенствовано, пере­работано 5574 ед. хр., закаталогизированно 466 ед.хр. архивных документов.

 Государственными архивами проводилось целевое выявление ОЦД. Выявлено 37 особо ценных документов.

4. Предоставление информационных услуг
и использование доку­ментов

Архивные учреждения области провели 349 информационных ме­ро­приятий. 329 мероприятий осуществлены архивами в качестве голов­ной ор­ганизации в связи с обращениями государственных органов и ор­ганов местного самоуправления, при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лек­ций, бесед, практики студентов, школьных уроков,  экскурсий, при на­писании статей, участии в подготовке сборника документов.

Государственные и муниципальные архивы участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2011-2015 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.

В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 94 постоянно-дейст­вующих и временных  выставок копий документов, 23 ра­дио и телепередачи, подготовлено 55 статей и подбо­рок документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 4 конфе­ренций, 8 заседаниях «круглых столов», 5 встречах с общественностью, 15 уроках для школьни­ков, 23 практик студентов учебных заведений. Проведено 45 обзорных и тематических экскурсий, прочитано 16 лекций для учащихся и студентов.

В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГУ ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года и зарубежных походах 1813-1814гг.».

ЦХАД продолжает работать над сборником документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние».

В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите го­су­дарственной тайны» организовано рассекречивание 9 фондов, включающих в себя 2369 ед.хр.

ГАРО выведены на открытый режим хранения документы фонда-коллекции Р-3983 «Учетно-справочные материалы» в количестве 193 ед.хр. Из них 39 передано в СИФ.

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 28840 запросов, ис­полнено - 28840, с по­ло­жи­тельным результатом – 22279. Кроме того, исполнено 20555 тематических запроса.

Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений пользователями читальных залов ар­хивных учреждений области в 1-м полугодии 2011 года составило 3326; пользователей, работавших в читальных залах - 564.

Общее количество пользователей архивной информацией составило 59596, в т.ч. в муниципальных архивах 31847.

Пользователям выдано 166707 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах -  65916. Архивными учреждениями области изготовлено 60595 листов копий документов, в т.ч.  муниципальными архивами - 40737.

Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 1-е полугодие 2011 года, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Админи­страцией Ростовской области.

Скачать в формате .doc (119 Кб)

Размещено: 11.08.2011

Смотри также:

Итоги 2010 года

Комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области